Resume KSI pertemuan 9

Resume KSI pertemuan 9 

Project Management adalah pekerjaan, karya, tugas yang dbatasi oleh waktu dan apabila terseleseaikan sebelum batas waktu yang ada maka akan mendapatkan bonus

Setiap Project memiliki:

§  Goals(Tujuan)

§  Objectives

§  Task(Tugas)

§  Limitations(batas waktu, orang, uang)

Untuk dapat me-manage project dibutuhkan:

§  Process(proses bisnis)

§  Tools(alat)

§  Techniques(teknik)

5 phases of Project management

1.       Initiating/Defining(inisiasi)

2.      Planning

3.      Executing

4.      Controlling

5.       Closing

1.Inisiasi:

Tahap inisiasi adalah tahap yang paling krusial karena menentukan tujuan, ruang lingkup, tujuan dan kiriman yang akan diproduksi – jika tidak dilakukan dengan baik, seluruh proyek ditakdirkan. Ini adalah di mana Anda daftar tujuan yang jelas yang ingin Anda capai melalui project charter.

Piagam proyek terdiri dari lingkup proyek, otoritas proyek dan peserta, dan faktor-faktor penentu keberhasilan. Piagam ini merupakan dokumen singkat yang akan menentukan apa yang tim proyek akan memberikan melalui penggambaran awal dari peran dan tanggung jawab, sumber daya apa yang diperlukan, dan mengapa itu semua dibenarkan. Ini juga merupakan komitmen untuk mendedikasikan waktu yang diperlukan dan sumber daya untuk proyek dan akan berfungsi sebagai dokumen acuan bagi masa depan proyek.

Kunci untuk tahap ini adalah pemahaman yang mendalam tentang lingkungan bisnis saat ini dan kebutuhan masa depan, dan memastikan semua kontrol yang diperlukan dimasukkan untuk memastikan bahwa produk akhir akan memenuhi spesifikasi piagam proyek.

2.Perencanaan:

Ini adalah fase yang paling memakan waktu seperti yang Anda meletakkan dasar proyek Anda dan merancang sistem Anda. Di sini kita mengisi semua rincian Anda ‘untuk melakukan’ daftar – daftar cukup spesifik yang mengidentifikasi ruang lingkup, tugas, jadwal, risiko, kualitas dan kebutuhan staf agar tujuan Anda harus dipenuhi.

Perencanaan melibatkan membedah proyek secara logis ke dalam tugas-tugas yang jelas dan sederhana dan sub-tugas yang dapat diurutkan pada timeline atau kalender dan ditugaskan kepada orang-orang tertentu. Setelah Anda memiliki daftar tugas Anda, Anda dapat merakit tatanan yang baik dengan poin terukur penyelesaian (tonggak) – ini akan menjadi Work Breakdown Anda Struktur (WBS).

Setelah WBS Anda direncanakan, Anda akan perlu untuk detail Struktur Breakdown Organisasi yang menentukan siapa yang terlibat dan siapa yang perlu disebut. Lingkup perencanaan (menentukan dalam lingkup-persyaratan), perencanaan sumber daya (menentukan siapa melakukan apa dan kapan), perencanaan anggaran (rincian biaya yang dikeluarkan) dan Proyek Pengembangan Jadwal (jadwal lengkap kegiatan dengan urutan eksekusi mereka) yang bekerja keluar. Tahap Inisiasi juga dapat menentukan beberapa proses fasilitasi yang diperlukan untuk berhasil menyelesaikan yang perlu direncanakan untuk di sini, seperti perencanaan manajemen pengadaan, komunikasi, kualitas dan resiko.

Upaya dihabiskan dengan baik dalam perencanaan akan menghemat banyak waktu dan kebingungan ulang di fase berikutnya.Perencanaan proyek memastikan bahwa anggota tim memahami tanggung jawab mereka dan harapan Anda dari mereka. Pada akhir tahap ini desain, sponsor proyek, manajemen, pengguna akhir dan kebutuhan bisnis semua harus puas.

3.Pelaksana:

Ini adalah fase di mana proses ‘untuk melakukan’ daftar menjadi aktif dan terbaik-meletakkan rencana Anda diimplementasikan dengan sebagian besar uang Anda dibelanjakan dan sebagian besar sumber daya Anda terus sibuk ‘mengeksekusi’ proyek.Sumber daya yang paling akan mengarahkan Anda ke perangkat lunak manajemen proyek sekarang jika Anda tidak menggunakan sesuatu yang sudah – tidak perlu rumit atau mahal tapi akan membuat Anda di atas segalanya.

Di sinilah keterampilan manajer proyek benar-benar akan ikut bermain sebagai komunikasi yang baik menjadi penting (termasuk menjaga stakeholder proyek informasi), orang-orang dan sumber daya harus dikoordinasikan, dan semua biaya, risiko, perubahan dan kontrol kualitas harus efektif dan efisien dikelola (untuk beberapa nama). Manajer proyek bertanggung jawab untuk pengukuran kinerja yang mencakup varians menemukan antara yang direncanakan dan aktual, biaya kerja dan jadwal. Tidak ada yang harus diabaikan, bahkan masalah kecil, jika diketahui, dapat menyebabkan dampak yang besar pada biaya, jadwal, dan risiko serta menyimpang dari tujuan proyek aslinya.

4.Pengendalian:

Seluruh proses harus diperhatikan, diukur dan diperiksa untuk memastikan bahwa masalah-masalah potensial diidentifikasi secara tepat waktu dan tahap ini harus memberikan umpan balik antara fase sehingga tindakan korektif dapat diambil. Dengan menonton kemajuan kerja, Anda menjaga mata pada tujuan awal proyek untuk memastikan tongkat proyek Anda dalam lingkup proyek asli.

Mengontrol secara efektif berarti bahwa kegiatan proyek yang sedang berlangsung (di mana kita berada) diperiksa dengan pemantauan variabel proyek (biaya, tenaga, waktu, kualitas) terhadap rencana manajemen proyek dan kinerja baseline proyek (di mana kita harus). Tindakan korektif diidentifikasi untuk benar mengatasi masalah dan risiko (bagaimana kita bisa mendapatkan lagu lagi).

5.Penutup:

Setelah kami telah menyelesaikan semua kegiatan di semua kelompok proses dan produk akhir yang diterima, kami secara resmi dapat menutup proyek. Sebelum muncul anggur bersoda dan menepuk diri pada bagian belakang, kami memiliki beberapa administrasi untuk melakukan pengarsipan yang meliputi semua file yang relevan dan informasi, menutup kontrak dan mendokumentasikan pelajaran.Pelajaran ini merupakan bagian integral dari tahap akhir dan pertanyaan yang paling penting adalah: Apakah proyek tersebut dimaksudkan memberikan produk akhir dalam waktu dan anggaran ditetapkan batas? Jawabannya menyediakan batu loncatan untuk melaksanakan proyek berikutnya dengan efisiensi yang jauh lebih dan kontrol.